契約書の保管期間と方法は？
電子帳簿保存法の要件もご説明電子契約システム
『BtoBプラットフォーム契約書』

契約書の保管期間とは？

契約書の保管の期間は法律で定められており、会社法関連の契約書なら10年、
経理関連の契約書なら7年と長期間の保管が必要です。
毎月、毎年、保管する契約書が増えていくため
保管スペースの確保に多くの企業が頭を悩ませています。
また、契約書類は見たい時にすぐ取り出しができる状態が理想ですが、
数が多いほど必要になった際に探し出すのも困難なため、保管方法も課題とされています。

契約書の
長期保管スペースを
削減する方法は？

「ファイリングして社内のキャビネットに保管する」これが紙契約書の一般的な保管方法です。
しかし社内のキャビネット容量には限界があるためいずれ満杯になってしまいます。
社内のスペースには限りがあるため、気軽にキャビネットを増やすわけにもいきません。

電子契約のメリット

電子契約の場合、当然「紙」は不要なため、特に多くの契約を取り交わしていた企業にとっては大きなメリットになります。
またスペースの削減だけではなく、契約書類の紛失や漏洩防止などリスク分散にもつながるため、急務となりつつあるBCPへの対応にも有効です。

書類の紛失、漏洩防止について詳しくはこちら

Q電子化した契約書の保存方法と注意点とは？

電子化して保管する方法は「①紙の契約書をスキャンして保管する」「②電子契約にて締結された電子ファイルをそのままデータで保管しておく」の2つがあります。電子契約を導入してない場合、①の方法になります。電子契約を導入している場合は②が可能になります。
電子ファイルの保存に対して、電子帳簿保存法10条（電子取引）に求められる保存要件を満たす必要があります。『BtoBプラットフォーム契約書』は、電子帳簿保存法に対応するサービスですので、電子契約にて締結された電子ファイルをサーバ上に保存しておくことが可能です。
※2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で、税務署への事前承認制度が廃止されました。
参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

帳簿書類等の保存方法と申請の有無
区分	内容	認められている電子保存方法
帳簿	仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産台帳・売上帳・仕入帳など	電磁的記録	マイクロフィルム (COM)	マイクロフィルム (撮影)
書類	注文書・請求書・契約書・領収書など	電磁的記録	マイクロフィルム (COM)	マイクロフィルム (撮影)	電子取引の取引データ	スキャン文書
書類	棚卸表・貸借対照表・損益計算書など	電磁的記録	マイクロフィルム (COM)	マイクロフィルム (撮影)

帳簿書類等の保存方法と申請の有無
区分	帳簿	書類
内容	仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・買掛金元帳・固定資産台帳・売上帳・仕入帳など	注文書・請求書・契約書・領収書など	棚卸表・貸借対照表・損益計算書など

認められている電子保存方法
	電磁的記録	電磁的記録	電磁的記録
	マイクロフィルム (COM)	マイクロフィルム (COM)	マイクロフィルム (COM)
	マイクロフィルム (撮影)	マイクロフィルム (撮影)	マイクロフィルム (撮影)
		電子取引の取引データ
		スキャン文書

: 申請必要
: 申請不要

電子帳簿保存法第10条、同施行規則第3条・第8条が定める契約文書の電子保存可能要件

①タイムスタンプ付与 or 改変や削除を防止できる規則のもとで保管
②ディスプレイ表示及びプリンタ印刷がすぐにできること
③システム概要書類の備え置き
④取引年月日、金額、取引先で検索できること

※ 範囲や２つ以上の項目の組み合わせによる検索が可能であること（ただし、電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には不要）。
参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法の詳細は、こちらの電子契約法律ガイドをご確認ください。

一元管理による
検索性の向上

『BtoBプラットフォーム契約書』は、紙で締結した契約書も、電子締結した契約書も、すべてクラウドで一元管理することができます。ファイルサーバでの保管とは異なり、契約書システムを利用することで運用の手間を省くことが可能です。電子保管（自社保管）では、契約書の電子保管だけでなく、運用上の機能が備わっているため効率的な管理ができます。

機能例：分類・検索・絞込み・更新管理・閲覧制限・アラート・他契約書との関連付け・付随資料の保管等

『BtoBプラットフォーム契約書』は「ドキュメントScanサービス」の利用で
書庫に眠る契約書もデータ化して一元管理できます。

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